Par Clark G. KHADIGE, dba, desg

ABSTRAITSToute entreprise recherche une optimisation totale de ses activités sur les marchés de la globalisation de plus en plus difficiles. Si leur principal souci réside dans la continuité et la survie sur ces marchés, il leur est important de les concevoir en fonction d’un ordre. Cet ordre ne peut se faire sans l’apport de l’Intelligence d’Entreprise sous sa forme active d’Intelligence d’Organisation.L’objectif de cet article est de montrer l’importance de la compréhension du concept d’organisation : savoir organiser, c’est savoir mettre en place stratégique les éléments d’un puzzle en constant bouleversement. Le rôle de l’Intelligence d’Organisation au sein d’une collectivité d’intelligence énergique et stimulatrice.

MOTS CLÉS

Intelligence – Compétitivité – Optimisation – Action – Résultats.

ABSTRACTS Any organization looks for a total optimization of its activities on the more and more difficult globalization markets. If their main worry resides in their continuity and in their survival on these markets, it is important to them to conceive them according to a certain order. This order cannot be without the contribution of the Organization’s Intelligence under its active shape of Organizational Intelligence. The objective of this article is to show the importance of the understanding of the organizational concept: to know how to organize is to know how to put in strategic placesthe elements of a puzzle in a constant distress. The role of the organizational intelligence within an energetic and stimulative Collectivity of Intelligences. 

KEY WORDS 

Intelligence – Competitiveness – Optimization – Action – Results. 

Dans sa présentation du « Contrôle de gestion : le développement de l’intelligence organisationnelle », Alain BURLAUD[1] (2009) soutient qu’ « Il n’y a pas à proprement parler de découvertes en sciences de gestion mais une évolution des pratiques auxquelles les recherches et les théories donnent du sens. De plus, avoir mis au point un outil ne signifie nullement que l’on ait pu l’exploiter pleinement. Ces dates montrent simplement deux choses :

– que le développement des outils qui accompagnent les transformations de l’industrie entre les deux guerres a été particulièrement rapide,

– que les innovations postérieures à la seconde guerre mondiale sont souvent le fait de chercheurs en sciences de gestion ou se sont développées avec leur concours actif. L’artisan de génie laisse donc, ici comme ailleurs, place à des équipes aux profils variés capables de mettre en œuvre des méthodologies scientifique ».

Beaucoup de chercheurs en management voient dans la fonction d’organisation un système de régulation des activités en fonction d’objectifs, de moyens et de ressources. Ce concept implique très fortement le collège managérial (les directeurs de tous les départements) de l’entreprise, dont la mission la plus importante consiste précisément à réquisitionner tout ce qui est mobilisable en vue de réaliser certains objectifs. L’organisation s’appuie donc sur un ensemble de techniques, de moyens et de ressources, dont l’Intelligence d’Entreprise, qui ont en commun de concourir à la réalisation du projet d’entreprise, sur la base d’indicateurs quantifiés et mesurables.

INTRODUCTION

Quand une entreprise se crée, elle se concentre, de prime abord, autour de plusieurs objectifs :

Ø L’efficacité économique, donc profit et rentabilité des activités choisies,

Ø La longévité d’existence active sur des marchés de plus en plus incertains.

Elle appartient, d’autre part, à un secteur économique déterminé[2] : industriel, commercial, agricole, de services, de la santé ou éducatif. Quelle que soit l’appartenance à un de ces secteurs, les entreprises partagent trois points communs[3] :

Ø Les objectifs 

Ø La structure

Ø Le personnel

Elles partagent aussi quatre caractéristiques[4] :

Ø La coordination des efforts,

Ø Le but ou l’objectif commun,

Ø La division du travail (et la répartition des tâches), 

Ø La hiérarchie de l’autorité.

 Les activités sont donc différentes dans leur concept, mais complémentaires dans leur objectif principal : servir et satisfaire aussi bien les besoins des marchés que ceux des consommateurs individuels tout en satisfaisant les intérêts des entreprises.

L’efficacité, l’efficience, la compétence et la performance sont des qualités que les entreprises d’aujourd’hui doivent maîtriser afin de pouvoir être en mesure de relever et de répondre aux défis des sociétés contemporaines, des exigences des marchés et, surtout, de pouvoir réagir à la concurrence mondiale, sinon globale.

C’est souvent pourquoi la majorité des entreprises se gèrent suivant le principe classique des niveaux de pouvoirs, d’autorité, de contrôle, de division du travail, etc., basé sur un organigramme à autorité et pouvoir pyramidaux. Gestion classique ou gestion autocratique ne nécessitant que peu de créativité et de prises d’initiatives aux divers niveaux, mais d’un suivi et d’un contrôle constant, elle fait émerger autant de problèmes que de réponses plus ou moins satisfaisantes, les résultats restant suffisamment positifs.

Il n’empêche que toute bonne gestion doit d’abord considérer la fonction d’organisation. Les auteurs des différents ouvrages traitant du management, en proposent les définitions suivantes :

Ø LOZATO-GLOTART et BAFFET, (2004)[5] dans « Management du Tourisme » : Ensemble d’acteurs, de structures et de procédures en interaction avec des environnements, constitué en vue d’une finalité et d’objectifs donnés.

Ø ROBBINS[6] et al, (2008), définissent l’organisation comme étant un « Ensemble de personnes rassemblées afin d’atteindre des objectifs par une division du travail et des fonctions, grâce à des modalités de coordination définies ».  Dans « Management, l’essentiel des concepts et des pratiques[7]», ces auteurs définissent la fonction d’organisation comme la phase du processus de management consistant à déterminer quelles tâches doivent être effectuées, qui doit s’en charger, comment regrouper les missions, qui rend des comptes à qui et à quel niveau les décisions sont prises.

Ø ROBBINS et COULTER: Arranging and structuring work to accomplish organizational goals.

Ø Etc.

Dans cet article, nous proposerons la définition suivante : « Organisation : mettre dans un certain ordre des éléments afin d’assurer leur coordination et leur synchronisation dans le déroulement d’une activité déterminée en leur assurant les ressources et les supports nécessaires ».

Cependant, quelle que soit la définition choisie, le fait de déterminer la place des éléments de travail, (hommes et/ou ressources diverses), impose une disposition réfléchie de ces éléments. Il y a donc, quelque part, nécessité de considérer l’action de l’Intelligence d’Entreprise[8] sous l’angle d’une de ses variantes : l’Intelligence d’Organisation[9].

Cette Intelligence d’Organisation va agir sous trois formes distinctes : l’Intelligence Organisationnelle[10], l’Intelligence Organisatrice[11]et l’Intelligence Organisative[12]. Elle avait été définie comme la capacité qu’une entreprise a, d’utiliser des méthodes et des dispositions qui contribuent à son bon fonctionnement[13]. Ainsi :

1.       Intelligence Organisationnelle sera la capacité qu’une entreprise a d’utiliser des méthodes et des dispositions qui contribuent à son bon fonctionnement, dans une conception d’ordre et de synchronisation, donc un concept de travail,

2.     Intelligence Organisative sera la mise en place des plans ou des arrangements en vue d’atteindre des buts définis, donc une mise en place ordonnée.

3.     Intelligence Organisatrice sera l’action de diviser l’activité de l’entreprise en tâches diverses, dans le placement des éléments d’activités, d’actions ou encore actifs dans leurs positions respectives, donc une mise en place dans le déroulement d’activités.

Il faut comprendre qu’à travers ces définitions d’Intelligence d’Organisation[14] c’est que l’Intelligence Organisationnelle concerne un concept de travail alors que l’Intelligence Organisatrice concerne un concept d’activités et que l’Intelligence Organisative concerne une dimension de mise en place.

Notons que ces trois qualificatifs ont une même racine :organiser. Il serait intéressant de s’arrêter, ici, quelques instants autour de ce terme assez important.

En premier lieu, référons-nous au dictionnaire de la langue française[15] pour comprendre ce terme : 

« Organiser :

Ø Combiner, disposer les éléments d’un ensemble pour en assurer le bon fonctionnement.

Ø Préparer une action dans le détail et en coordonner le déroulement ».

En second lieu, et en consultant les divers ouvrages de management, organiser est la seconde activité existante dans les fonctions d’administration[16]. La fonction d’organisation[17] est le processus par lequel on combine et on dispose systématiquement les ressources humaines, matérielles, physiques, financières et autres, nécessaires à la réalisation des plans et des objectifs.

En fait, la fonction de planification, qui la précède, définit des objectifs réalisables et les éléments nécessaires conséquents à leur atteinte, en fonction des ressources dont l’entreprise dispose, en relation soit avec une activité spécifique, soit en fonction d’objectifs déterminés.

Ces éléments doivent être placés en ordre (concept d’enchaînement), par ordre (importance), avec ordre (un positionnement), en suivant une chronologie et en considérant une synchronisation efficiente pour obtenir des résultats sensibles.

C’est principalement le rôle de cette Intelligenced’Organisation quidans le concept de l’organisation du travail, saura rassembler et faire agir, ou réagir, un ensemble de ressources existantes et disponibles, souvent disparates, comme les ressources humaines de l’entreprise, l’ensemble des capacités, des habiletés, des compétences, des expertises et des spécialisations définies. L’Intelligence Organisatriceconcevra leur sélection et leur positionnement dans l’activité définie, quand l’Intelligence Organisative les mettra dans l’ordre et dans la synchronisation adéquate à cette activité.

INTELLIGENCE D’ORGANISATION ET STRUCTURES

Toute entreprise a besoin nécessairement de se structurer. C’est primordial à l’accomplissement ordonné des tâches. Pour en mesurer son importance, nous pourrions, à la limite, dire que la structure dans une entreprise joue le même rôle que le squelette dans un corps humain.

L’appartenance à un secteur économique choisi, et donc son activité, prédétermine la structure de l’entreprise. Il ne peut y avoir de réel accomplissement de travail sans structure. Ce qu’il faudrait comprendre, ici, par le terme structure, c’est la division de l’activité de l’entreprise en différentes tâches, ou fonctions distinctes les unes des autres, dont la complémentarité et l’interactivité favorise la réalisation d’objectifs spécifiques.

Ces diverses tâches seront chacune accomplie dans le cadre d’un département ou d’une division. Une structure organisationnelle est donc une division de tâches de travail en différentes parties. Ces taches seront groupées et réparties au sein de travail des différentes équipes.

Pour une entreprise, réussir est tout d’abord bien penser sa structure. «Il est clair qu’une structure adéquate permet de relier et de coordonner efficacement les fonctions des membres de l’organisation de manière à orienter tout le travail vers les mêmes objectifs corporatifs[18]».

L’entreprise a donc besoin d’organiser son activité[19]et de (d’):

Ø se doter d’un cadre opérationnel, d’une structure c’est-à-dire d’un concept de « chaîne de travail », 

Ø se soumettre à un mode de fonctionnement, suivant des procédures et des règlements,

Ø prendre en charge et de coordonner la préparation et le déroulement des tâches et des activités internes,

Ø préparer avec soin, et en détail, chaque action qui devra être appliquée dans les environnements externes opérationnels,

Ø agencer ou de disposer l’ensemble dans un certain contexte de travail,

Ø créer une certaine méthodologie de travail qui soit rentable au point de vue temps et frais d’exploitation interne,

Ø allouer les ressources nécessaires.

Le concept de l’organisation dans la gestion va donc créer un lien entre les objectifs de l’entreprise et la division de l’activité, c’est-à-dire créer des sous-objectifs qui seront assignés à chaque département ou à chaque unité de travail.

Organiser est donc une action délicate et dont dépend la réussite ou l’échec du projet d’entreprise. Rien ne peut réellement se faire sans un ordre, et sans ordre, et chaque activité, chaque décision doit prendre une place « synchronisée » dans l’espace et dans le temps. L’espace c’est l’entreprise et le temps est le nouveau facteur d’importance qui va permettre à cette entreprise de se réaliser. Il faut donc choisir d’ :

Ø Agir avant : précéder la concurrence, prendre des mesures ou des précautions de protection, etc., donc planifier avec efficience,

Ø Agir pendant : contrer, (ou tenter de), la concurrence, limiter les dégâts et les pertes, etc., donc agir avec efficacité,

Ø Agir après : imiter, copier, suivre, s’adapter au changement, renoncer à l’innovation et au leadership, survivre, etc., doncréagir dans la dimension de la survie et de continuité d’existence.

Il y a donc un besoin d’intelligence sûre, efficace et opérationnelle. C’est l’Intelligence d’Organisation qui va donner à l’entreprise un ultime atout majeur de compétitivité : le dispositif organisationnel performant, c’est-à-dire l’énergie de la relation de la chaîne de travail.

INTELLIGENCE ORGANISATIONNELLE et COLLECTIVITÉS D’INTELLIGENCES

Basons ce paragraphe sur la définition suivante :

ORGANISATION[20] : action d’organiser, de structurer, d’arranger / Manière dont les différents organes ou parties d’un ensemble complexe, d’une société, d’un être vivant sont structurés / Structure.

La première chose que l’Intelligence Organisationnelle va faire est de considérer ce que l’Intelligence Planificatriceavait suggéré dans la fonction de planification : le choix de l’activité, les objectifs à réaliser à court, moyen et long termes, les éléments et ressources nécessaires, les étapes à suivre, les sous-objectifs, etc. Un puzzle dans lequel cette intelligence va non seulement mettre de l’ordre, mais aussi mettre en ordre et dans l’ordre ces éléments et ressources disparates.

Pour mieux comprendre son action, prenons exemple sur la fonction de l’Analyse des Postes, telles que proposée dans la gestion des ressources humaines. Nous diviserons donc cette action en deux :

Ø La première se concentrera sur la description des éléments à mettre en place et tels que prévus par la fonction de planification. Ces éléments seront reliés, grâce à l’Intelligence Relationnelle, tout d’abord entre eux suivant un ordre préétabli, donc apport de l’Intelligence Organisative, puis, aux personnes, aux ressources et aux objectifs proposés

Ø La seconde se concentrera sur la spécificité de l’activité et des objectifs. Définir l’activité choisie en fonction d’objectifs intrinsèques (l’auto-développement des capacités et des compétences générales en vue de l’atteinte d’un niveau de performance et d’excellence), et d’objectifs extrinsèques résumés dans la réponse à apporter aux attentes des marchés, des consommateurs et des clients.

Cette forme d’intelligence exige au préalable :

Ø que l’on définisse les structures ainsi que l’autorité, les responsabilités, les relations de travail et la position de chacun,

Ø que l’on établisse un ensemble de règles s’appliquant à la distribution et à l’attribution des tâches et aux réseaux de communication.

Elle pourra ainsi mieux agir dans l’optimisation de la gestion de l’entreprise, aux niveaux des fonctions d’administration et de commercialisation en fonction des ressources déjà disponibles ou à acquérir.

Action sur les fonctions d’administration :

Il s’agit d’organiser au mieux :

Ø La fonction de planification : synchroniser les fonctions d’administration, avec les fonctions de Commercialisation et avec les diverses Ressources de l’entreprise, en utilisant les apports de l’intelligence planificatrice et de l’intelligence relationnelle,

Ø La fonction de direction : créer la hiérarchie des postes et responsabilités, les équipes de travail, etc. Elle sera assistée par l’intelligence hiérarchique, l’intelligence pyramidale et l’intelligence relationnelle,

Ø La fonction de contrôle et d’évaluation finale : s’assurer que les étapes d’accomplissement des tâches est conforme à la planification des activités et des objectifs fixés et évaluer les résultats en fonction des prévisions et des standards de référence. L’intelligence rationnelle a ici un rôle particulier à jouer, car il faudra raisonner pour optimiser. Par contre, elle sera soutenue par l’apport de l’intelligence évaluatrice en coordination avec l’intelligence abstraite et l’intelligence collective.

Action sur les fonctions de commercialisation :

Ø Organiser la production : créer la chaîne de travail et de production en fonction de la demande et de l’offre générale faite par l’ensemble des entreprises de même activité sur les marchés d’opérations commerciales. L’intelligence organisatricetravaillera de concert avec l’intelligence opérationnelle et en relation avec l’intelligence rationnelle assistée par l’intelligence décisionnelle.

Ø Organiser la distribution : en fonction du type de produits, savoir choisir les points de vente généraux ou spécialisés, des régions suivant la densité de population, du revenu et de l’éducation. Ici, aussi, l’intelligence opérationnelle sera active afin d’optimiser la présence des produits et marques sur les différents marchés. La coordination sera faite avec l’intelligence relationnelle, (en B to B), l’intelligence négociatrice,(argumenter et contre argumenter sur les avantages attendus),l’intelligence opportuniste, (savoir saisir les occasions), et l’intelligence professionnelle, (la gestion de l’expérience est de mise).

Ø Organiser la vente : diviser les équipes de vente et de promotion géographiquement ou par type de points de vente, les offres, les promotions, les valeurs ajoutées, les caractéristiques et les avantages attachés aux produits et aux services, etc. L’intelligence organisatrice sera une intelligence communicatrice, une intelligence stimulatrice et une intelligence relationnelle.

Ø Organiser la communication : choix des messages à diffuser, des médias, des activités de publicité, de promotion et de relations publiques afin de toucher le plus grand nombre de consommateurs et de clients et créer une synergie de la demande, etc. La communication nécessitera l’apport de l’intelligence communicative, de l’intelligence communicatrice,de l’intelligence stimulatrice et de l’intelligence relationnelle.

Action sur les Ressources : 

Ø Organiser les ressources physiques : définir les fonctions de et dans chaque lieu de l’entreprise, (terrain, bureaux, usine, etc.), Ce rôle est imparti à l’intelligence organisationnelle.

Ø Organiser l’utilisation des ressources matériellessuivant l’organisation des Ressources Physiques, donc choix du matériel et de l’équipement adéquat aux différentes activités, (intelligence opérationnelle),

Ø Organiser les ressources financières par l’allocation des budgets destinés aux activités, organiser la collecte des factures, les divers paiements et transferts de fonds, etc. (intelligence financière).

Ø Organiser les ressources humaines en fonction des besoins hiérarchiques, tâches et responsabilités, etc. (intelligence relationnelle et intelligence comportementale),

Ø Organiser les ressources informatives par la création de banques de données immédiatement utilisables et opérationnelles, et par la diffusion des informations à l’interne en fonction des besoins de développement des connaissances et des compétences, et à l’externe en fonction d’objectifs de stimulation de la demande et de l’achat, (intelligence informatrice).

L’organisation est donc une fonction délicate dont dépend la réussite ou l’échec du projet d’entreprise. Rien ne peut réellement se faire sans un ordre et chaque activité, chaque décision, chaque dimension, doit prendre une place « synchronisée » dans le temps et dans l’espace de l’entreprise.

Il y a donc un besoin d’intelligence sûre, efficace et opérationnelle. C’est l’intelligence organisationnelle qui va donner à l’entreprise un ultime atout majeur de compétitivité : le dispositif organisatif performant, c’est-à-dire l’énergie de la relation de la chaîne de travail.

 

 REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES

BOUQUIN H., (1986) – Le contrôle de gestion – PUF. .

CHANDLER A., (1966) – Strategy and structure – Anchor books.

CHARREAUX G., PITOL-BELIN J-P., (1992) – Les théories des organisations – in Encyclopédie du management, Vuibert, tome 2.

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LANDAU M., CHISHOLM D., (1992) – : Success oriented vs. Failure avoidance management in public administration: a reconsideration – Colloque de la revue Politique et Management Public, Paris, 26 et 27 mars 1992.

LORINO P., (1991) – Le contrôle de gestion stratégique – Dunod.

LOZATO-GLOTART J-P., BAFFET M., (2004) – Management du Tourisme – Ed. Pearson Education

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ROBBINS S., DE CENZO D., GABILLIET P., (2008) –Management – Ed. Pearson Education.

ROBBINS S., DE CENZO D., GABILLIET P., (2008) –Management : l’essentiel des concepts et des pratiques – 6eédition –  Ed. Pearson Education.

ROCHER G., (1970) – Introduction à la sociologie générale : l’action sociale – Ed. HMH.

SCHEID J-C., (1991) -: Les grands auteurs en organisation.Dunod, 

SCHMITT J-P., (1994) -: Manuel d’organisation de l’entreprise –PUF.

SIMON C., (1992) – Continuité /discontinuité : une nouvelle approche pour les sciences de gestion. Institut de recherche en gestion de l’Université Paris Val de Marne (IRG),

 


[1] Professeur titulaire de la Chaire de Comptabilité et Contrôle de Gestion – Conservatoire National des Arts et Métiers

[2] Voir l’article sur l’Intelligence Relationnelle dans le concept du Management.

[3] ROBBINS S., DE CENZO D., 2008 – Management : L’essentiel des concepts et des pratiques – Edition Pearson Education – P 27

[4] idem.

[5] LOZATO-GLOTART J-P.,  BAFFET M., (2004) –Management du Tourisme – Ed. Pearson Education

[6] ROBBINS S.,  DE CENZO D., GABILLIET P.,  (2008) –Management – Ed. Pearson Education.

[7]  ROBBINS S., DE CENZO D., GABILLIET P., (2008) –Management: l’essentiel des concepts et des pratiques –6eédition –  Ed. Pearson Education.

[8] Intelligence d’Entreprise : Ensemble des formes d’intelligence que l’entreprise utilise pour gérer ses affaires internes et externes / Caractéristique d’une entreprise à comprendre et à profiter de caractéristiques existants au profit de sa diversité d’activité et à celui de son évolution.

[9] Intelligence d’Organisation : Forme d’intelligence qui permet d’organiser dans le sens de mettre en ordre / Prendre en charge et coordonner la préparation et le déroulement d’une action ou d’une activité (Microsoft® Encarta® 2006).

[10] Intelligence Organisationnelle : capacité d’utiliser des méthodes et disposition qui contribuent au bon fonctionnement d’une entreprise,

[11] Intelligence Organisatrice : faculté de savoir et de pouvoir diviser l’activité de l’entreprise en tâches diverses

[12] Intelligence Organisative : capacité de concevoir des plans ou des arrangements en vue d’atteindre des buts définis,

[13] KHADIGE C., Intelligence d’entreprise – Vers une caractérisation intelligente des entreprises – Thèse doctorale – Université Paul Cézanne, Aix Marseille III – Décembre 2008 – Glossaire p 165.

[14] A comprendre suivant la définition de « prendre en charge et coordonner la préparation et le déroulement d’une action ou d’une activité. (Microsoft® Encarta® 2006).

[15] Le Petit Larousse – Edition 2010 – Op.cit

[16] Dans les différents ouvrages de management ce que nous avons appelé fonctions d’administration porte le nom de fonctions de gestion. NDA.

[17] BERGERON P., – « La gestion moderne : Une vision globale et intégrée » – 3ème édition – Gaétan Morin  éditeur.

[18] BERGERON, P.G. (1987). La gestion moderne, Une vision globale et intégrée. 3e Edition. Gaétan Morin Editeur.

[19] Microsoft® Encarta® 2006.

[20] Le Petit Larousse – Edition 2010.